چرا هوش تجاری ؟

چرا هوش تجاری؟

امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از سامانه هوش تجاری (BI) می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید.

این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با به‌کارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را حس کنند.

در حال حاضر سازمان‌های پیشتاز در جهان صحبت از ERP ، CRM و … نمی‌کنند بلکه رویکرد آن‌ها به سمت BI رفته است. سازمان‌ها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند.

افزایش کارایی عملکرد آنچه سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیداکرده است. در عصر اطلاعات، سازمانی که اطلاعات صحیح در اختیار دارد، دارای قدرت می‌باشد.

هر سازمان و شرکتی که از این قدرت  بهره‌مند باشد، در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبا از جایگاه متمایزی برخوردار می‌گردد. سازمان‌ها و شرکت‌ها، با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمان‌ها است.

در سازمانی که BI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آن‌ها بگیرند. تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند.

سرانجام، سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمان‌ها نیز وجود دارد که نیاز به تحلیلی برای تصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه مأموریت اصلی سازمان، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه‌شده، فروش و …

تکنولوژی BI راه‌حلی برای به‌کارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

سازمان‌ها در جستجوی روش‌هایی ساده، برای دستیابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات بوده تا با تحلیل آن‌ها، عملکرد سازمان را اندازه‌گیری و با اتخاذ تصمیمات مناسب و به‌موقع افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان را برنامه‌ریزی نمایند.

سامانه هوش تجاری و داشبورد مدیریتی، سامانه‌ی مدیریتی جامع است که به‌منظور تسهیل در گزارش‌ KPI سازمان‌ها مبتنی بر هوش تجاری ساخته‌شده است. عملیات درون این سامانه شامل تحلیل داده‌ها، استخراج KPI سازمان، یکپارچه‌سازی اطلاعات و نمودارهای مدیریتی است.

فرایند اجرای سامانه هوش تجاری (BI)

فرآیند BI در سازمان‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سؤال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سؤالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی و هدایت مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند BI عمل می‌کند.

در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سؤالات از سیستم با فرمول کردن سؤالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سؤالات شروع خواهد شد.

تحلیل و استخراج شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): در این مرحله، با مطالعه کسب و کار و برنامه‌های پیش روی سازمان، شاخص‌های کلیدی عملکرد با بهره‌گیری از تجارب شرکت در صنایع مختلف، مصاحبه با مدیران ارشد سازمان و همچنین استفاده از نمونه‌های جهانی استخراج شده و مبنای اخذ اطلاعات از پایگاه‌های اطلاعاتی درون و برون سازمانی می‌شود.

مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی: در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی (منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد. داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد. این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر این صورت هیچ نقطه روشنی در آن‌ها دیده نمی‌شود.

پردازش اطلاعات: در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آن‌ها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید.

نمایش اطلاعات (داشبورد مدیریتی): این موضوع را باید بدانیم که ابزارهای گزارش‌گیری از کارایی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولاً در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار هوش تجاری (BI) در سازمان‌ها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آن‌ها است.

داشبورد مدیریتی ابزاری است که به کمک شاخص‌ها، گزارش‌ها و نمودارها که مدیران با استناد به آن بتوانند در هرلحظه عملکرد سازمان را مشاهده و وضعیت تحقق اهداف استراتژیک را بررسی نمایند. داشبوردها، مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکردی (PI)، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) و سایر اطلاعات مرتبط با سازمان و پیرامون آن هستند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد، اساساً نشان‌دهنده میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک هستند و ازاین‌رو در معرض توجه و بررسی قرار دارند.

باید این نکته را در نظر داشت که هدف یک داشبورد، بررسی و استفاده از کلیه اطلاعات موجود نیست. بلکه همان‌گونه که گفته شد، حصول بینشی جامع از سازمان و اتفاقات درون و بیرون آن می‌باشد، به‌نحوی‌که تصمیم‌گیری‌های بهینه مدیریتی و پیش‌بینی روال‌های آتی ممکن گردد.

متدولوژی توسعه و اجرای پروژه هوش تجاری

متدولوژی انجام پروژه متدولوژی چابک (Agile) می‌باشد. هوش تجاری چابک، به استفاده از متدولوژی توسعه نرم‌افزاری چابک، برای پروژه‌های هوش تجاری اشاره دارد.

هدف از این متدولوژی، کاهش زمان اجرای پروژه‌ها به‌منظور ارائه هر چه سریع‌تر مزایای اجرای هوش تجاری در سازمان و انطباق آن با نیازهای در حال تغییر کسب‌ و کار می‌باشد. متدولوژی هوش تجاری چابک، مدیران را قادر می‌سازد تا تصمیمات مربوط به کسب‌ و کار را بهتر و بسیار سریع‌تر از قبل اتخاذ نمایند.

متدولوژی چابک بر تکرار استوار است؛ با استفاده از این روش، کاربر نهایی ویژگی‌های جدید نرم‌افزار را زودتر از فرآیند آبشاری (Waterfall) سابق که تنها محصول نهایی را ارائه می‌کند، در اختیار خواهد داشت.

در روش چابک، نیازمندی‌ها و فازهای طراحی با قسمت اجرا و توسعه همپوشانی دارند که این مسئله باعث کاهش چرخه‌های اجرا و تحویل سریع‌تر خروجی خواهد شد.

این روش مدیریت پروژه‌های هوش تجاری، موجب ترویج برنامه‌ریزی تطبیقی، توسعه و تحویل تکاملی، نگرش تکرارشونده در بازه‌های زمانی محدودشده و به ارائه پاسخ‌های سریع و منعطف نسبت به تغییرات منجر خواهد شد.

متدولوژی هوش تجاری چابک، کاربران کسب‌ و کار و متخصصین واحد IT را تشویق می‌کند تا به‌طور متفاوتی به داده‌هایشان نگاه کنند که دلیل این مسئله هزینه‌ی اندک صرف شده برای تغییرات در طول پروژه می‌باشد.

در این روش، تمرکز بر روی حل یک‌باره تمام مشکلات اجرای هوش تجاری نخواهد بود؛ بلکه به‌جای آن، بر ارائه قسمت‌های عملکردی آن در تکه‌های قابل مدیریت به‌وسیله چرخه‌های توسعه‌ای کوتاه‌تر و مستندسازی هر چرخه پس از اجرا خواهد بود.